||||||

5 najdroższych błędów drukowania – jak ich unikać (oszczędź tonery i nerwy)

Drukowanie w firmie często traktujemy jako coś oczywistego. Klikamy „drukuj” i oczekujemy, że za chwilę pojawi się potrzebny dokument. Niewiele osób zastanawia się jednak, ile naprawdę kosztuje ten proces. Co więcej – w wielu biurach powtarzają się te same błędy, które potrafią wielokrotnie zwiększyć wydatki na tonery, papier, serwis czy nawet… czas pracy zespołu. W…

Drukowanie w firmie często traktujemy jako coś oczywistego. Klikamy „drukuj” i oczekujemy, że za chwilę pojawi się potrzebny dokument. Niewiele osób zastanawia się jednak, ile naprawdę kosztuje ten proces. Co więcej – w wielu biurach powtarzają się te same błędy, które potrafią wielokrotnie zwiększyć wydatki na tonery, papier, serwis czy nawet… czas pracy zespołu.

W tym artykule pokażemy Ci 5 najdroższych błędów drukowania, które popełnia większość użytkowników. Dowiesz się też, jak ich unikać – bez rewolucji, a raczej dzięki prostym zmianom w codziennych nawykach i ustawieniach urządzeń.

1. Drukowanie wszystkiego w kolorze

Kolorowe wydruki wyglądają profesjonalnie, ale nie zawsze są potrzebne. Bardzo często dokumenty wewnętrzne, notatki ze spotkań czy raporty do analizy mogą być drukowane w czerni i bieli. Niestety, wielu użytkowników nie zmienia ustawień i nieświadomie wysyła każdy plik do druku kolorowego.

Dlaczego to błąd?

  • Toner kolorowy jest znacznie droższy niż czarny.
  • Nawet jeśli w dokumencie jest tylko jedno kolorowe logo, urządzenie może zużyć wszystkie kolory (CMYK).
  • Przy dużej ilości stron koszt „przezroczystych” kolorowych elementów bywa zaskakująco wysoki.

Jak unikać?

  • Ustaw domyślny druk czarno-biały w komputerach i na urządzeniach.
  • Zostaw tryb kolorowy tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebny (prezentacja dla klienta, materiały marketingowe).
  • Warto też sprawdzić, czy drukarka ma funkcję automatycznego rozpoznawania – niektóre urządzenia liczą stronę jako „kolorową”, nawet jeśli zawiera jeden niebieski przecinek.

2. Brak kontroli nad drukowaniem w firmie

W wielu biurach każdy pracownik drukuje co chce i kiedy chce – bez żadnych zasad. Efekt? Góry nieodebranych wydruków leżących przy urządzeniu, nadmierne zużycie papieru i brak świadomości kosztów.

Dlaczego to błąd?

  • Nawet do 20–30% wydruków trafia do kosza, bo były niepotrzebne lub ktoś się rozmyślił.
  • Przy braku kontroli nikt nie czuje odpowiedzialności – koszty rozmywają się na cały dział.
  • Wydruki poufne mogą wpaść w niepowołane ręce.

Jak unikać?

  • Wdrożenie systemu kontroli wydruków (np. logowanie kartą lub kodem PIN).
  • Raporty miesięczne pokazujące, ile stron wydrukował każdy dział.
  • Zasada „drukuj świadomie” – zanim klikniesz, pomyśl, czy naprawdę potrzebujesz papierowej wersji.

3. Ignorowanie ustawień oszczędnych

Nowoczesne urządzenia mają wiele trybów, które znacząco redukują koszty, ale często pozostają nieużywane. Należą do nich m.in. druk dwustronny (duplex), tryb oszczędny tonera czy podgląd wydruku.

Dlaczego to błąd?

  • Druk jednostronny to zużycie papieru x2.
  • Brak podglądu = ryzyko wydrukowania 100 stron z błędem na pierwszej.
  • Tryb „wysoka jakość” bywa stosowany do prostych dokumentów, gdzie jest całkowicie zbędny.

Jak unikać?

  • Włącz domyślnie druk dwustronny w ustawieniach urządzenia.
  • Korzystaj z trybu draft/eko dla dokumentów wewnętrznych.
  • Używaj opcji „drukuj jako PDF” zamiast testować układ dokumentu na papierze.

4. Kupowanie tanich zamienników tonerów i serwisu

Na pierwszy rzut oka tani toner wydaje się świetnym sposobem na oszczędność. Niestety, to klasyczny przykład „pozornej oszczędności”.

Dlaczego to błąd?

  • Tanie zamienniki często mają niższą wydajność niż deklarowana.
  • Mogą uszkadzać bęben lub inne elementy drukarki, co kończy się drogim serwisem.
  • Wydruk bywa gorszej jakości, co wpływa na profesjonalny wizerunek firmy.
  • Brak gwarancji i wsparcia technicznego – w razie problemu zostajesz sam.

Jak unikać?

  • Korzystaj z tonerów oryginalnych lub sprawdzonych zamienników od renomowanych dostawców.
  • Rozważ wynajem urządzenia w modelu „all inclusive” – wtedy serwis i materiały są w cenie, a Ty nie martwisz się o jakość części.
  • Pamiętaj, że prawdziwa oszczędność to przewidywalne i stabilne koszty, a nie chwilowe cięcia.

5. Brak strategii druku w firmie

Najdroższym błędem jest… brak planu. Jeśli firma traktuje drukowanie jako coś drugorzędnego, nie monitoruje kosztów i nie analizuje potrzeb, to traci pieniądze każdego dnia.

Dlaczego to błąd?

  • Bez polityki druku nie wiesz, gdzie uciekają koszty.
  • Brak standaryzacji oznacza chaos: różne urządzenia, różne tonery, różne serwisy.
  • Firmy często inwestują w drogie urządzenia, które nie są dopasowane do realnych potrzeb.

Jak unikać?

  • Stwórz prostą politykę druku – określ zasady (np. raporty miesięczne, druk dwustronny, limit wydruków w kolorze).
  • Zbadaj realne potrzeby pracowników – czy naprawdę potrzebują 5 drukarek w biurze, czy wystarczy jedno urządzenie wielofunkcyjne?
  • Rozważ outsourcing druku lub wynajem kserokopiarek – wtedy koszty są jasne i przewidywalne.

Podsumowanie

Koszty druku w firmie to nie tylko cena papieru i tonerów. To także czas, energia, serwis i bezpieczeństwo danych. Najdroższe błędy wynikają z braku świadomości i drobnych zaniedbań – a unikanie ich jest często banalnie proste.

👉 Pamiętaj:

  • Drukuj w czerni i bieli, jeśli kolor nie jest potrzebny.
  • Kontroluj wydruki i wprowadź zasady.
  • Korzystaj z ustawień oszczędnych.
  • Nie daj się skusić „taniością” zamienników.
  • Miej plan – polityka druku to oszczędność pieniędzy i nerwów.

Dzięki tym kilku zasadom możesz realnie obniżyć koszty nawet o kilkadziesiąt procent rocznie. A przy okazji – zadbasz o środowisko i usprawnisz pracę w firmie.

✍️ Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zoptymalizować druk w Twoim biurze, skontaktuj się z TonDruk – doradzimy, dobierzemy odpowiednie urządzenie i pomożemy wdrożyć politykę oszczędnego drukowania.