Czym jest audyt drukarek w firmie?

Jak wiadomo posiadanie drukarki czy też urządzenia wielofunkcyjnego jest rzeczą podstawową dla każdej poważnej firmy. Ich niejednokrotnie nadmierna eksploatacja jest nieunikniona, tak jak i związane z tym koszty. Istnieje jednak metoda pozwalająca na optymalizację, a tym samym ograniczenie tychże wydatków – jest nią audyt wydruku. Na czym proces ten polega, jak jest przeprowadzany i co można dzięki niemu osiągnąć? Spieszymy z wyjaśnieniem.

Od czego zaczynamy

Profesjonalnie przeprowadzona procedura składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności najczęściej określany jest cel audytu, którym może być ograniczenie kosztów wydruku, wsparcie w zakresie technicznym czy chociażby ocena funkcjonalności istniejącego systemu. Ten etap może znacznie usprawnić dalsze działania, pomagając odpowiednio ukierunkować całość procedury. Dlatego warto zastanowić się wcześniej nad tym, jaki efekt chciałoby się ostatecznie osiągnąć.

Etap rozeznania

Gdy kwestie formalne zostaną ustalone, w dalszej kolejności następuje przegląd techniczny. TonDruk sprawdza jakość obecnie użytkowanego sprzętu, jego parametry techniczne, najczęstsze przeznaczenie oraz ilość wykonywanych średnio wydruków. Nieraz zdarza się, iż firmy posiadają urządzenia różnych marek, niedopasowane do charakteru danej działalności, intensywności wykorzystania bądź takie, gdzie cena materiałów eksploatacyjny lub serwisowania jest wysoka. Wielu przedsiębiorców może nie być tego świadomych, ale powyższe czynniki są w stanie niepotrzebnie zawyżyć wydatki, które niestety często przyjmuje się za konieczne do sprawnego funkcjonowania działalności. Etap przeglądu ma za zadanie rozpoznanie i późniejsze wyeliminowanie potencjalnych problemów, a także ujednolicenie kwestii technicznych.

Etap końcowy

Po zakończeniu wszystkich czynności i skompletowaniu niezbędnych danych przez pracowników przeprowadzających audyt, następuje etap analizy. Bazując na wstępnie określonych celach, a także stanie i funkcjonalności systemu druku audytowanej firmy, TonDruk przygotowuje propozycję rozwiązań, a także zmian, które w danej sytuacji mogą okazać się najkorzystniejsze. Taka ujednolicona i dogłębnie przeprowadzona optymalizacja może w znacznym stopniu odciążyć nie tylko budżet firmy, ale również usprawnić pracę całego zespołu, rozpoczynając od pracownika biurowego, a na pracownikach technicznych kończąc.

Łatwo zatem zauważyć, iż procedura ta może okazać się niezbędna dla niejednego przedsiębiorcy. Tak jak dobrze naoliwione tryby usprawniają pracę maszyny, tak zorganizowany i sprawny system wydruku pomoże częściowo zapanować nad wydatkami, a nieraz także nad biurowym chaosem. Warto więc zlecić audyt wydruku i zapewnić swojej działalności komfort i płynny rozwój.