Wynajem drukarek

Wybór odpowiedniej kserokopiarki do firmy to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy, koszty operacyjne i komfort pracowników. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, dynamiczny startup czy wielooddziałową korporację – dobrze dobrany sprzęt biurowy to podstawa sprawnego funkcjonowania firmy. W tym artykule podpowiemy, jak dopasować kserokopiarkę do wielkości i potrzeb Twojej organizacji.

1. Określ realne potrzeby swojej firmy

Zanim zaczniesz przeglądać oferty i porównywać modele, zadaj sobie (lub zespołowi IT) kilka kluczowych pytań:

  • Ile stron miesięcznie drukujemy i kopiujemy?
  • Czy drukujemy głównie czarno-białe dokumenty, czy kolorowe?
  • Ile osób będzie korzystać ze sprzętu?
  • Czy potrzebujemy dodatkowych funkcji (np. skanowania do chmury, faksu, sortowania)?
  • Czy ważna jest dla nas szybkość druku lub cisza pracy urządzenia?

Dokładne rozpoznanie potrzeb pozwala uniknąć zarówno przepłacania za zbyt zaawansowany sprzęt, jak i frustracji wynikającej z niedopasowanego urządzenia.

2. Kserokopiarka do małej firmy (1–5 pracowników)

W mniejszych firmach zazwyczaj nie potrzeba bardzo wydajnych maszyn. Wystarczy kompaktowe urządzenie wielofunkcyjne typu 3w1 (drukarka, skaner, kopiarka), które mieści się na biurku lub w szafce biurowej.

Rekomendowane funkcje:

  • Druk i kopiowanie w czerni (chyba że firma obsługuje klientów i potrzebuje kolorowych materiałów)
  • Automatyczny podajnik dokumentów (ADF) dla wygodnego skanowania
  • Łączność Wi-Fi lub LAN
  • Niski koszt eksploatacji (tusze/tonery XL)

Przykładowe zastosowania:

  • Firmy usługowe, kancelarie, gabinety, jednoosobowe biura

3. Kserokopiarka do średniej firmy (6–30 pracowników)

Średnie przedsiębiorstwa potrzebują sprzętu bardziej wydajnego i odpornego na intensywniejszą eksploatację. Kserokopiarka w takiej firmie powinna być gotowa do pracy przez cały dzień i obsługiwać wielu użytkowników równocześnie.

Na co zwrócić uwagę:

  • Wydajność miesięczna (liczona w tysiącach stron) – co najmniej 5–10 tys. stron/miesiąc
  • Szybkość druku powyżej 30 stron na minutę
  • Możliwość druku sieciowego i integracji z systemami zarządzania dokumentami
  • Funkcja skanowania do e-maila, FTP lub chmury
  • Zabezpieczenia (np. kod PIN lub karta pracownika do autoryzacji wydruku)

Przykładowe zastosowania:

  • Biura projektowe, agencje reklamowe, firmy logistyczne, księgowość

4. Kserokopiarka do dużej firmy lub korporacji

W przypadku dużych organizacji lub biur z kilkoma działami, konieczne jest wdrożenie systemu zarządzania drukiem i urządzeń klasy enterprise.

Wymagania:

  • Bardzo wysoka wydajność (nawet do 100 tys. stron/miesiąc)
  • Wiele tac na papier (różne formaty i gramatury)
  • Finiszer – automatyczne zszywanie, dziurkowanie, składanie
  • Możliwość śledzenia i ograniczania kosztów druku (np. poprzez konta użytkowników)
  • Szybki i niezawodny serwis w ramach umowy

Przykładowe zastosowania:

  • Korporacje, urzędy, placówki edukacyjne, drukarnie wewnętrzne

5. Wynajem zamiast zakupu – elastyczność dla każdego rozmiaru firmy

Zakup kserokopiarki wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi oraz późniejszymi wydatkami na tonery i serwis. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wynajem urządzeń drukujących. Dzięki temu zyskują:

  • Dostęp do nowoczesnego sprzętu bez dużej inwestycji
  • Stałe miesięczne koszty, łatwe do przewidzenia
  • Wsparcie serwisowe w cenie
  • Możliwość wymiany urządzenia, gdy firma się rozwija lub zmienia profil działalności

Dla małych firm to sposób na uniknięcie zamrażania gotówki, a dla dużych – sposób na centralizację i kontrolę kosztów.

6. Czego unikać przy wyborze kserokopiarki?

Niektóre decyzje mogą prowadzić do frustracji i niepotrzebnych kosztów. Oto czego warto unikać:

  • Kupowanie sprzętu „na zapas” – zbyt duże urządzenie to niepotrzebny koszt
  • Ignorowanie kosztów eksploatacji – tania drukarka może mieć drogi toner
  • Brak serwisu i wsparcia – przy intensywnym użytkowaniu awarie są nieuniknione
  • Brak analizy potrzeb – sprzęt musi pasować do trybu pracy Twojej firmy

Podsumowanie

Dobór kserokopiarki do firmy to nie tylko kwestia ceny – to decyzja, która wpływa na codzienną pracę, produktywność zespołu i koszty prowadzenia działalności. Im lepiej dopasujesz sprzęt do rzeczywistych potrzeb firmy, tym większe będą korzyści.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami. Doradzimy, jakie urządzenie sprawdzi się w Twoim biurze i przygotujemy korzystną ofertę wynajmu, dopasowaną do skali Twojego biznesu.