
Drukowanie dokumentów to w wielu firmach codzienność, a jednocześnie – ukryty koszt, który potrafi zaskoczyć na koniec miesiąca. Chociaż pojedynczy wydruk nie wydaje się dużym wydatkiem, w skali całej organizacji może oznaczać tysiące złotych rocznie. Dobra wiadomość? Te koszty można skutecznie ograniczyć – bez rezygnacji z jakości i wygody. Oto sprawdzone sposoby, jak zmniejszyć koszty druku w firmie.
1. Zacznij od audytu druku
Nie można obniżyć kosztów, nie wiedząc, gdzie one powstają. Dlatego pierwszym krokiem powinien być audyt drukowania – analiza tego:
- ile stron miesięcznie drukuje firma (i kto drukuje najwięcej),
- jakie są najczęstsze typy wydruków (np. e-maile, dokumenty kolorowe, faktury),
- ile kosztuje eksploatacja obecnych urządzeń.
Często okazuje się, że znaczna część wydruków jest niepotrzebna lub generowana przez pracowników, którzy nawet nie są tego świadomi.
2. Zamień wiele drukarek na jedno urządzenie wielofunkcyjne
W firmach często spotyka się kilka małych drukarek rozstawionych po różnych pokojach. Każda z nich zużywa prąd, wymaga tonera i serwisu. Tymczasem jedno dobre urządzenie wielofunkcyjne (drukarka + kopiarka + skaner) może obsłużyć cały zespół, a jego eksploatacja jest tańsza niż kilku mniejszych urządzeń.
Zaletą centralnego rozwiązania jest też możliwość łatwiejszej kontroli i zarządzania drukiem.
3. Drukuj czarno-biało i dwustronnie – domyślnie
Kolorowy wydruk może być nawet 4–5 razy droższy niż czarno-biały. A druk jednostronny – marnuje papier. Dlatego warto:
- ustawić domyślny druk czarno-biały w systemie (dla wszystkich użytkowników),
- aktywować automatyczny druk dwustronny (duplex) tam, gdzie to możliwe.
To drobne zmiany, ale przynoszą realne oszczędności już po kilku tygodniach.
4. Ustal zasady i politykę drukowania
Wprowadzenie jasnych zasad dotyczących drukowania w firmie może znacząco ograniczyć liczbę zbędnych wydruków. Oto kilka przykładów:
- Nie drukujemy maili „dla zasady”.
- Raporty drukujemy tylko na żądanie – nie automatycznie.
- Dokumenty robocze przeglądamy na ekranie, nie w wersji papierowej.
Można też wdrożyć reguły druku w systemie informatycznym, np. ograniczenia ilości wydruków dla działów lub poszczególnych użytkowników.
5. Wynajem drukarek – oszczędność bez inwestycji
Jeśli Twoja firma używa własnych drukarek, wiesz, ile kosztują naprawy, serwis, wymiana tonera czy zakup nowego sprzętu. Coraz więcej firm przechodzi na wynajem drukarek, co ma wiele korzyści:
- Brak kosztów początkowych,
- Stałe, przewidywalne miesięczne opłaty,
- Tonery i serwis wliczone w cenę,
- Nowoczesne, wydajne urządzenia.
To rozwiązanie szczególnie opłacalne dla firm z większym zużyciem druku.
6. Używaj alternatywnych materiałów eksploatacyjnych (z rozwagą)
Toner i tusz od producenta drukarki to zwykle najdroższa opcja. W niektórych przypadkach warto rozważyć zamienniki dobrej jakości, które mogą być nawet o połowę tańsze. Ważne jednak, by kupować je od sprawdzonych dostawców – słabej jakości materiały mogą uszkodzić sprzęt lub pogorszyć jakość wydruku.
Jeśli korzystasz z wynajmu drukarki – materiały eksploatacyjne są często już w cenie, więc problem znika.
7. Skanuj zamiast kopiować
Wiele firm nadal powiela dokumenty „na papierze”, zamiast tworzyć kopie cyfrowe. Tymczasem skanowanie jest:
- szybsze,
- tańsze,
- bardziej ekologiczne.
Warto zintegrować skanery z systemem obiegu dokumentów, co pozwoli w pełni wykorzystać potencjał cyfrowej archiwizacji.
8. Dbaj o regularny serwis urządzeń
Zaniedbane drukarki i kserokopiarki częściej się psują, zużywają więcej tonera i papieru, a także spowalniają pracę biura. Regularny serwis:
- wydłuża żywotność sprzętu,
- obniża ryzyko awarii,
- zapewnia niższe koszty eksploatacji.
W modelu wynajmu serwis zwykle jest wliczony w cenę, co dodatkowo ułatwia zarządzanie kosztami.
Podsumowanie
Oszczędzanie na druku nie oznacza ograniczania pracy biura – wręcz przeciwnie. Dobrze zaprojektowany system drukowania to większa efektywność, mniejsze koszty i mniej stresu. Najważniejsze to mieć świadomość, gdzie powstają koszty, oraz wdrażać praktyczne rozwiązania: od polityki drukowania, przez wybór odpowiedniego sprzętu, aż po skanowanie i digitalizację.
Chcesz obniżyć koszty druku w swojej firmie? Skontaktuj się z nami – przygotujemy audyt i zaproponujemy rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.