Poniedziałek - Piątek 
Umowy, dokumenty kadrowe, faktury, dane klientów czy raporty finansowe – każdego dnia firmy drukują dokumenty zawierające informacje, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Mimo stosowania haseł, programów antywirusowych i zabezpieczeń sieciowych często zapominamy o jednym z najprostszych zagrożeń: dokumencie pozostawionym na tacy drukarki.
Bezpieczne drukowanie dokumentów poufnych powinno być więc istotnym elementem ochrony danych w każdej firmie. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne oferują rozwiązania pozwalające znacznie ograniczyć ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji.
Gdzie pojawia się zagrożenie?
Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Pracownik działu kadr wysyła do wspólnej drukarki dokument zawierający informacje dotyczące wynagrodzeń. Zanim dotrze do urządzenia, ktoś inny zabiera swoje wydruki i przypadkowo razem z nimi dokument kadrowy.
Podobny problem może dotyczyć umów, danych kontrahentów, dokumentacji księgowej czy informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa.
Rozwiązaniem jest autoryzacja wydruków.
Drukowanie z kodem PIN. Jak działa?
Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych metod zabezpieczenia dokumentów jest druk poufny z kodem PIN.
Użytkownik wysyłający dokument do drukarki ustala kod PIN. Plik nie jest od razu drukowany, lecz oczekuje w urządzeniu. Dopiero po podejściu pracownika do drukarki i wpisaniu prawidłowego kodu dokument zostaje wydrukowany.
W praktyce wygląda to bardzo prosto:
wysłanie dokumentu → zapisanie zadania → podejście do urządzenia → wpisanie PIN-u → wydruk
Dzięki temu poufne dokumenty nie leżą bez nadzoru na tacy odbiorczej. Pracownik znajduje się przy urządzeniu dokładnie w momencie rozpoczęcia drukowania i może od razu odebrać dokument.
Jakie dokumenty warto zabezpieczać PIN-em?
Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku dokumentów kadrowych i płacowych, umów, faktur, raportów finansowych, dokumentacji klientów oraz wszelkich materiałów zawierających dane osobowe.
Autoryzacja wydruku jest przydatna również w biurach, w których z jednego urządzenia wielofunkcyjnego korzysta kilkanaście lub kilkadziesiąt osób.
Nie tylko PIN! Inne sposoby bezpiecznego drukowania.
Kod PIN jest jednym z najłatwiejszych do wdrożenia rozwiązań. W bardziej rozbudowanych środowiskach możliwe jest zastosowanie dodatkowych metod autoryzacji.
Pracownik może przykładowo zalogować się przy urządzeniu za pomocą karty, identyfikatora lub indywidualnego konta. Dopiero po potwierdzeniu swojej tożsamości otrzymuje dostęp do własnych zadań drukowania.
Ciekawym rozwiązaniem jest również wydruk podążający (Follow Me Printing). Dokument trafia do kolejki, a użytkownik może odebrać go na wybranym urządzeniu w firmie po dokonaniu autoryzacji.
Bezpieczna drukarka to również bezpieczeństwo danych
Ochrona dokumentów nie kończy się na tacy odbiorczej. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą oferować również szyfrowanie danych, kontrolę dostępu użytkowników, bezpieczne usuwanie zapisanych dokumentów czy możliwość ograniczenia wybranych funkcji urządzenia.
Istotne są także regularne aktualizacje oprogramowania oraz prawidłowa konfiguracja drukarki w firmowej sieci.
Bezpieczne drukowanie a RODO
Ochrona danych osobowych dotyczy nie tylko dokumentów zapisanych na komputerach. Informacje znajdujące się na papierowych wydrukach również wymagają odpowiedniego zabezpieczenia.
Dlatego warto ograniczać sytuacje, w których poufny dokument pozostaje bez nadzoru. Autoryzacja wydruków PIN-em może być jednym z elementów organizacyjnego i technicznego systemu ochrony informacji w przedsiębiorstwie.
Bezpieczne drukowanie w ramach wynajmu urządzeń
Decydując się na wynajem drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, warto zwrócić uwagę nie tylko na szybkość druku czy koszt jednej strony. Równie ważne są dostępne funkcje bezpieczeństwa.
W TonDruk możemy dobrać urządzenie oraz skonfigurować rozwiązania odpowiadające potrzebom konkretnej firmy w tym druk poufny zabezpieczony kodem PIN, kontrolę użytkowników oraz inne funkcje zwiększające bezpieczeństwo dokumentów.
Dzięki temu nowoczesna drukarka staje się nie tylko urządzeniem do drukowania i skanowania, ale również elementem systemu ochrony informacji w firmie.