Poradnik TonDruk · Koszty druku
Ile kosztuje wynajem drukarki i kserokopiarki?
Abonament, wydruki i dopłaty — zobacz na konkretnych przykładach, jak policzyć miesięczny koszt.
Cenę wynajmu drukarki trzeba porównywać dla konkretnej liczby stron i zakresu obsługi. Sam abonament nie pokazuje całego kosztu. Znaczenie mają stawki za wydruki, sposób wykorzystania abonamentu, format papieru oraz usługi objęte umową.
Najpierw ustal sposób naliczania opłat
Na rynku występują różne modele rozliczeń. W jednym abonament jest stałą opłatą za urządzenie, a wszystkie strony nalicza się dodatkowo. W drugim zawiera określoną liczbę stron. W trzecim stanowi kwotę do wykorzystania na wydruki. Tych ofert nie można porównywać wyłącznie po wysokości abonamentu.
| Model | Co trzeba policzyć |
|---|---|
| Opłata za sprzęt + wydruki | Abonament oraz koszt wszystkich naliczonych stron. |
| Pakiet stron | Abonament oraz przekroczenia limitów mono i koloru według umowy. |
| Abonament do wykorzystania | Większą z dwóch wartości: abonament albo koszt wydruków objętych wspólnym rozliczeniem. |
Przy abonamencie do wykorzystania oznaczmy jego wysokość jako A, liczbę stron mono jako M, a kolorowych jako K. Jeżeli stawki wynoszą odpowiednio m oraz k, koszt wydruków to M × m + K × k. Miesięczne rozliczenie tej części usługi wynosi max(A, M × m + K × k). Osobno dolicza się wyłącznie opłaty dodatkowe przewidziane w umowie.
Trzy przykłady miesięcznego rozliczenia
Poniższe stawki są przykładem obliczeniowym, a nie ofertą handlową: abonament do wykorzystania 150 zł netto, strona mono 0,04 zł netto, strona kolorowa 0,20 zł netto. Wszystkie strony w tabeli są stronami A4.
| Wydruki w miesiącu | Wartość wydruków | Rozliczenie netto |
|---|---|---|
| 2000 mono + 200 kolor | 80 zł + 40 zł = 120 zł | 150 zł; brak dopłaty |
| 2750 mono + 200 kolor | 110 zł + 40 zł = 150 zł | 150 zł; abonament wykorzystany |
| 4000 mono + 500 kolor | 160 zł + 100 zł = 260 zł | 260 zł; dopłata 110 zł |
W ostatnim przykładzie 260 zł jest całym rozliczeniem wydruków i abonamentu, nie dopłatą doliczaną do 150 zł. Zasady konkretnej konfiguracji i ewentualnego wspólnego rozliczania kilku urządzeń wynikają z umowy.
Kartka, strona i format A3
Kartka jest fizycznym arkuszem papieru. Strona oznacza jedną zadrukowaną powierzchnię. Dokument mający 100 stron, wydrukowany dwustronnie na 50 kartkach A4, nadal zawiera 100 zadrukowanych stron. Duplex oszczędza papier, ale nie zmniejsza automatycznie liczby stron do rozliczenia.
W rozliczeniu TonDruk jedna zadrukowana strona A3 odpowiada dwóm stronom A4. Dwustronnie zadrukowana kartka A3 oznacza więc cztery strony A4. Przed porównaniem ofert sprawdź, czy każdy dostawca stosuje ten sam przelicznik.
Co wpływa na koszt poza wydrukami?
Urządzenie A4 mono, kolorowe MFP oraz kserokopiarka A3 odpowiadają na różne potrzeby. Cenę konfiguracji ocenia się razem z wyposażeniem: podajnikiem dokumentów, dodatkowymi kasetami, finiszerem i funkcjami zarządzania drukiem. Szybszy skaner może być ważniejszy od większej prędkości drukowania, gdy firma codziennie digitalizuje akta.
W TonDruk tonery i części eksploatacyjne są po naszej stronie, a papier po stronie klienta. W porównaniu ofert trzeba dodatkowo uwzględnić prąd, zakres instalacji, dojazd, warunki obsługi awarii i zasady zakończenia współpracy. Cena strony ma sens dopiero razem z zakresem tego, co obejmuje.
Jak udział koloru zmienia rachunek?
Przy przykładowych stawkach 0,04 zł za mono i 0,20 zł za kolor przeniesienie 500 stron z mono do koloru zwiększa wartość wydruków o 80 zł: 500 × (0,20 − 0,04). Liczba stron pozostaje taka sama. Dlatego informacja „drukujemy 5000 stron” nie wystarcza do porównania ofert.
Przy 5000 stronach mono wartość wydruków wynosi 200 zł. Przy 4500 mono i 500 kolorowych wynosi 280 zł. W obu przypadkach przekracza przykładowe minimum 150 zł, więc różnica przechodzi w całości na rozliczenie. Poniżej minimum wzrost wartości wydruków może jeszcze nie zmienić faktury.
Policz rzeczywisty koszt strony przy małym wolumenie
Przy 1000 stron mono i abonamencie 150 zł koszt rozliczenia przypadający na stronę wynosi 0,15 zł, chociaż stawka służąca do naliczania wydruków to 0,04 zł. Przy 4000 stron mono rachunek wynosi 160 zł, czyli 0,04 zł na stronę. To efekt miesięcznego minimum, a nie zmiany cennika.
Przed podpisaniem umowy policz każdy miesiąc oddzielnie. W arkuszu wystarczą kolumny: miesiąc, mono, kolor, wartość stron, minimum i należność. Suma ostatniej kolumny pokaże koszt roczny dla przyjętego profilu pracy.
Przy porównywaniu sposobów finansowania wykorzystaj również porównanie zakupu, leasingu i wynajmu drukarki.
Jakie dane przygotować do wyceny?
- Miesięczną liczbę stron mono i kolorowych, najlepiej z kilku kolejnych odczytów liczników.
- Udział A3 oraz częstotliwość skanowania dokumentów dwustronnych.
- Wymagane funkcje: kopiowanie, OCR, PIN, karta, finiszer.
- Miejsce instalacji oraz oczekiwany okres współpracy.
Gdy nie znasz liczby stron, podaj sposób pracy i liczbę zużywanych ryz jako punkt wyjścia. Ryzy nie zastępują jednak licznika, szczególnie przy druku dwustronnym. Dobierz urządzenie w kalkulatorze TonDruk i prześlij potrzeby firmy do wyceny.