Audyt drukarek pokazuje, gdzie firma drukuje, ile za to płaci i co utrudnia pracę z dokumentami. Jego wynikiem powinien być plan konkretnych zmian, oparty na pomiarach. Sam spis modeli i liczników nie wystarcza do oceny kosztu ani dopasowania urządzeń.
Ustal cel i wspólny okres pomiaru
Audyt może służyć obniżeniu kosztów, uporządkowaniu floty, poprawie skanowania lub ograniczeniu przestojów. Wybierz główny cel, aby zbierać potrzebne dane. Przy analizie kosztów porównuj wydatki i liczbę wydruków z tego samego okresu. Miesięcznej faktury nie należy dzielić przez przypadkowy odczyt całkowitego licznika.
Jako punkt wyjścia zbierz trzy pełne miesiące. Przy sezonowości dołącz okres największego obciążenia i spokojniejszy miesiąc. Jest to propozycja organizacji pomiaru, nie uniwersalny wymóg. Ważniejsze od długości arkusza są reprezentatywność danych i możliwość ich porównania.
Zbuduj rejestr urządzeń
| Pole w rejestrze | Co zapisać |
|---|---|
| Identyfikacja | Model, numer seryjny, lokalizacja i dział |
| Własność i obsługa | Własne, leasingowane lub wynajmowane; zakres umowy |
| Wolumen | Liczniki początkowe i końcowe, daty, mono i kolor |
| Wyposażenie | Kasety, podajnik skanera, finiszer i wymagane licencje |
| Problemy | Awarie, czas niedostępności, kolejki i powtarzalne błędy |
| Przepływ dokumentów | Dokąd trafiają skany, kto odbiera wydruki i co wpisuje ręcznie |
Wymiana urządzenia w trakcie okresu wymaga osobnego wiersza. Nie odejmuj licznika starej drukarki od licznika nowej. Przy urządzeniach współdzielonych ustal sposób przypisania kosztów do działów, zanim zaczniesz porównywać ich wykorzystanie.
Oddziel zakup materiałów od ich zużycia
Faktura za kilka tonerów może dotyczyć zapasu na następne miesiące. Obciążenie jednym takim zakupem miesiąca o małej liczbie stron zawyży jego koszt. W audycie zaznacz, czy liczysz przepływy pieniężne, czy szacowane zużycie. Przy większej flocie uwzględnij stan magazynu na początku i końcu okresu.
Sprawdź też zakres umów. Jeśli serwis i toner są już zawarte w stawce za stronę, nie doliczaj ich ponownie. Papier i energia powinny być traktowane tak samo dla wszystkich porównywanych wariantów. W przeciwnym razie wynik będzie opisywał różnicę metod, a nie urządzeń.
Przykład odczytu i kosztu strony
Przykład obliczeniowy: licznik mono wzrósł z 48 200 do 54 700, a licznik koloru z 8300 do 8800. W okresie wykonano 6500 stron mono i 500 kolorowych, razem 7000 stron. Jeżeli przypisane do tego okresu koszty wyniosły 700 zł netto, średni koszt wyniósł 0,10 zł netto za stronę.
Ta średnia obejmuje konkretną proporcję mono i koloru. Nie jest stawką strony kolorowej ani podstawą do porównania z innym biurem drukującym prawie wyłącznie mono. Dla lepszej oceny trzeba zachować podział rodzajów wydruków i jawnie opisać zakres kosztów.
Zbadaj czynności wykonywane przy urządzeniu
Przeprowadź obserwację typowego zadania: przygotowania dokumentów, skanowania, poprawiania orientacji, nazywania pliku i zapisania go w odpowiednim miejscu. Powtarzalne ręczne czynności mogą zajmować więcej czasu niż samo przejście arkuszy przez skaner.
Zapisz także liczbę zgłoszeń i rzeczywisty czas niedostępności. Czas reakcji serwisu nie jest tożsamy z czasem naprawy. Do oceny wpływu na pracę dodaj informację, czy można było skorzystać z innego urządzenia.
Audyt druku w 30 dni: przykładowy harmonogram
| Etap | Zadanie | Wynik |
|---|---|---|
| Dni 1–3 | Inwentaryzacja, zakres umów, odczyty początkowe | Rejestr z osobą odpowiedzialną za każde urządzenie |
| Dni 4–20 | Zbieranie liczników, zgłoszeń i obserwacji pracy | Dane o wolumenie, przestojach i obsłudze dokumentów |
| Dni 21–27 | Weryfikacja kosztów i porównanie wariantów | Lista zmian z założeniami oraz kosztami wdrożenia |
| Dni 28–30 | Odczyty końcowe i uzgodnienie pilotażu | Raport oraz plan pomiaru po zmianie |
Miesiąc obserwacji uzupełnij wcześniejszymi fakturami i licznikami. Nie traktuj go jako reprezentacji całego roku, jeżeli przypada na urlopy, zamknięcie roku lub nietypowe zamówienie.
Jak sprawdzić, czy usprawnienie się opłaca?
Załóżmy wyłącznie na potrzeby przykładu, że nowy profil skanowania skraca obsługę jednego pakietu z 6 do 4 minut. Przy 300 porównywalnych pakietach miesięcznie daje to 600 minut, czyli 10 godzin uwolnionego czasu. Nie oznacza to automatycznie obniżenia wynagrodzeń ani wydatków o określoną kwotę. Osobno oceń, do jakiej pracy można wykorzystać odzyskany czas.
Do każdej rekomendacji dopisz właściciela zadania, koszt, miernik i termin oceny. Dla konfiguracji skanowania miernikiem może być czas obsługi pakietu i odsetek poprawnych plików. Dla zmiany umowy — koszt przy porównywalnym wolumenie oraz udziale koloru. Dla reorganizacji floty — dostępność urządzeń i czas oczekiwania. Tak opisany raport staje się planem wdrożenia.
Co powinien zawierać raport?
- Stan wyjściowy z datami pomiarów i źródłami danych.
- Koszty z opisem, co jest w nich zawarte.
- Urządzenia przeciążone, słabo wykorzystywane i wymagające naprawy.
- Proponowane zmiany oraz kolejność ich wdrożenia.
- Założenia wyliczonych oszczędności i sposób ich późniejszego sprawdzenia.
Po wdrożeniu porównaj koszt strony, wolumen, liczbę awarii i czas obsługi dokumentów w porównywalnych okresach. Sama niższa faktura nie oznacza poprawy, jeżeli firma wydrukowała znacznie mniej. Przekaż TonDruk informacje o obecnym sprzęcie, aby ustalić zakres analizy i dobrać rozwiązanie do faktycznej pracy firmy.