Adresowanie korespondencji firmowej warto zacząć od sprawdzenia, czy drukarka obsługuje wybrane koperty. Liczy się konkretny model, format, konstrukcja koperty i dopuszczony podajnik. Poniższa instrukcja pomoże przygotować próbę przed wydrukowaniem całej partii.
1. Sprawdź koperty i zgodność z drukarką
W instrukcji swojego urządzenia znajdź obsługiwane formaty i gramatury oraz zasady podawania kopert. Do drukarki laserowej wybieraj koperty przeznaczone do tej technologii. Nie używaj uszkodzonych, sklejonych ani pogniecionych egzemplarzy. Metalowe zapięcia, okienka i warstwy kleju mogą być niedopuszczone przez producenta — sama zgodność wymiarów nie wystarcza.
Nie zakładaj, że koperta odpowiednia do jednego urządzenia będzie pasować do innego. Przed zakupem większej partii sprawdź jej specyfikację i wykonaj próbę na docelowym sprzęcie.
2. Przygotuj adres i format dokumentu
W programie, z którego drukujesz, ustaw rozmiar odpowiadający rzeczywistej kopercie. Ustal położenie odbiorcy, nadawcy i ewentualnego logo. Sprawdź podgląd oraz obszar zadruku w instrukcji drukarki: tekst zbyt blisko krawędzi może zostać obcięty. Przy seryjnej korespondencji przetestuj również długi adres, aby upewnić się, że wszystkie wiersze mieszczą się na kopercie.
Jeżeli korzystasz z korespondencji seryjnej, najpierw sprawdź rekord próbny. Poprawnie przygotowana lista adresów nie zastępuje kontroli ustawień drukowania.
3. Wybierz podajnik i ustawienia druku
- Włóż koperty do podajnika wskazanego w instrukcji. W zależności od modelu może to być podajnik ręczny, taca boczna, kaseta lub dedykowany podajnik kopert.
- Sprawdź stronę i kierunek ułożenia. Pozycja klapki oraz strona przeznaczona do zadruku zależą od modelu i wybranej tacy. Kieruj się schematem producenta.
- Ustaw rozmiar i typ nośnika. Jeżeli sterownik udostępnia opcję „Koperta”, wybierz ją. Sprawdź także ustawienia papieru na panelu urządzenia.
- Wskaż właściwą tacę w sterowniku. Zweryfikuj orientację dokumentu i ewentualną funkcję obrotu obrazu.
- Wydrukuj jedną kopertę. Oceń czytelność, położenie adresu i stan nośnika. Dopiero po udanej próbie uruchom pozostałe wydruki, przestrzegając limitu napełnienia podajnika.
4. Co sprawdzić, gdy wydruk się nie udaje?
Adres jest obrócony albo trafia na niewłaściwą stronę
Porównaj ułożenie koperty ze schematem dla używanej tacy. Sprawdź orientację w aplikacji i sterowniku. Zmieniaj jedno ustawienie naraz i ponawiaj próbę na pojedynczej kopercie — łatwiej wtedy ustalić przyczynę.
Drukarka zgłasza niezgodny format
Porównaj rozmiar dokumentu, ustawienie sterownika i konfigurację tacy. Upewnij się, że zadanie nie zostało wysłane do innego podajnika. Rozmiar niestandardowy stosuj wyłącznie w zakresie obsługiwanym przez urządzenie.
Koperty zacinają się, marszczą lub mają ślady tonera
Przerwij serię. Sprawdź stan kopert, ustawienie prowadnic, liczbę sztuk i zgodność nośnika z instrukcją. Zacięcie usuwaj zgodnie z procedurą producenta. Jeżeli problem powraca, przekaż serwisowi model drukarki, rodzaj kopert i zdjęcie wydruku.
Jaka drukarka do regularnego drukowania kopert w firmie?
Przy doborze urządzenia podaj liczbę kopert w jednej partii i w miesiącu, ich format oraz potrzebę druku kolorowego. Przy częstych wysyłkach warto sprawdzić możliwość użycia zgodnego podajnika kopert i przetestować cały proces: od listy adresowej do odbioru gotowych wydruków.
W kalkulatorze doboru urządzenia zaznacz potrzebne funkcje, a w wiadomości opisz korespondencję. Sprawdź też wynajem i dzierżawę drukarek. Jeśli rozważasz leasing, porównaj sposoby finansowania; zgodność sprzętu z kopertami trzeba potwierdzić niezależnie od wybranej formy umowy.
Skontaktuj się z TonDruk i podaj model urządzenia oraz oznaczenie kopert, jeżeli potrzebujesz pomocy w doborze ustawień lub sprzętu.
Instrukcje producentów
Przykłady zaleceń: Ricoh — Printing on Envelopes oraz HP LaserJet P2030 — wymagania dotyczące nośników specjalnych. Dotyczą określonych urządzeń; dla własnej drukarki sprawdź instrukcję jej modelu.