Poniedziałek - Piątek 
Wiele firm skupia się wyłącznie na cenie zakupu drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Tymczasem to nie sam sprzęt generuje największe koszty, lecz jego codzienna eksploatacja. Papier, tonery, serwis, części zamienne czy przestoje związane z awariami mają realny wpływ na firmowy budżet. Jak więc obliczyć rzeczywisty koszt drukowania i koszt jednej strony?
Dlaczego warto znać koszt jednej strony?
Kontrola wydatków związanych z drukowaniem pozwala lepiej planować budżet oraz identyfikować obszary, w których można wygenerować oszczędności. W wielu przedsiębiorstwach koszty druku są rozproszone pomiędzy różne działy, przez co trudno określić ich faktyczną wysokość.
Znajomość kosztu jednej strony pozwala:
- porównać opłacalność różnych urządzeń,
- ocenić efektywność obecnego rozwiązania,
- zoptymalizować wydatki na drukowanie,
- wybrać najlepszy model zakupu lub wynajmu urządzeń.
Z czego składa się koszt drukowania?
Koszt jednej strony to nie tylko zużycie tonera. W rzeczywistości należy uwzględnić kilka elementów.
1. Koszt urządzenia
Jeżeli firma kupiła drukarkę za 6000 zł i planuje korzystać z niej przez 5 lat, miesięczny koszt użytkowania sprzętu wynosi około 100 zł. W przypadku wynajmu koszt ten jest zawarty w miesięcznej opłacie.
2. Materiały eksploatacyjne
Największą część kosztów stanowią tonery, bębny, zespoły utrwalania oraz inne elementy eksploatacyjne. Tanie urządzenie nie zawsze oznacza tanie drukowanie. Często okazuje się, że oszczędność na zakupie sprzętu generuje wyższe wydatki na materiały.
3. Papier
Choć pojedyncza kartka wydaje się tania, przy tysiącach wydruków miesięcznie koszt papieru staje się istotną pozycją w budżecie firmy.
4. Serwis i naprawy
Regularne przeglądy, wymiana części oraz usuwanie awarii również wpływają na całkowity koszt drukowania. W przypadku starszych urządzeń wydatki te mogą znacząco wzrosnąć.
5. Koszty pośrednie
Do kosztów pośrednich zaliczamy czas pracowników poświęcony na obsługę urządzeń, zamawianie materiałów eksploatacyjnych czy przestoje wynikające z awarii sprzętu.
Jak obliczyć koszt jednej strony?
Najprostszy wzór wygląda następująco:
Całkowite koszty drukowania ÷ liczba wydrukowanych stron = koszt jednej strony
Przykład:
Firma drukuje 10 000 stron miesięcznie.
Miesięczne koszty:
- amortyzacja urządzenia – 100 zł,
- toner i materiały eksploatacyjne – 450 zł,
- papier – 250 zł,
- serwis – 100 zł.
Łączny koszt wynosi 900 zł.
900 zł ÷ 10 000 stron = 0,09 zł za stronę.
Oznacza to, że jeden wydruk kosztuje firmę 9 groszy.
Jak obniżyć koszty drukowania?
Najskuteczniejszym sposobem jest regularna analiza środowiska druku oraz dopasowanie urządzeń do rzeczywistych potrzeb firmy. Warto także:
- korzystać z funkcji druku dwustronnego,
- ograniczać niepotrzebne wydruki,
- monitorować zużycie materiałów,
- wybierać energooszczędne urządzenia,
- rozważyć wynajem drukarek wraz z obsługą serwisową.
Wynajem drukarek a kontrola kosztów
Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wynajem urządzeń drukujących. Dzięki stałej miesięcznej opłacie firma zyskuje pełną kontrolę nad wydatkami, a koszty materiałów eksploatacyjnych i serwisu są zazwyczaj wliczone w abonament.
Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko nieprzewidzianych wydatków i pozwala dokładnie określić koszt drukowania już na etapie planowania budżetu.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, ile naprawdę kosztuje drukowanie w Twojej firmie, skontaktuj się z ekspertami TonDruk. Przeprowadzimy analizę obecnych kosztów i zaproponujemy rozwiązanie, które pozwoli ograniczyć wydatki oraz zwiększyć efektywność pracy.