Zakup, leasing i wynajem różnią się sposobem finansowania, zakresem obsługi oraz sytuacją po zakończeniu umowy. Rzetelne porównanie wymaga tej samej konfiguracji urządzenia, liczby wydruków i okresu użytkowania. Dopiero wtedy można ocenić, ile firma zapłaci za działający system druku.
Co porównujemy?
| Obszar | Zakup | Leasing | Wynajem |
|---|---|---|---|
| Początek współpracy | Zapłata za sprzęt | Opłata początkowa według umowy | Opłaty początkowe według oferty |
| Koszty bieżące | Materiały i obsługa | Raty oraz koszty nieobjęte pakietem | Abonament i rozliczenie stron według umowy |
| Serwis | Własna organizacja lub osobny kontrakt | Zakres do sprawdzenia w ofercie | Zakres określony w umowie wynajmu |
| Koniec okresu | Sprzęt pozostaje własnością firmy | Wykup lub inne zakończenie wskazane w umowie | Zwrot, przedłużenie lub uzgodniona zmiana urządzenia |
Zbuduj wspólny koszyk kosztów
Do każdego wariantu wpisz koszt finansowania sprzętu, wydruków, materiałów, obsługi i instalacji. Dopisz ubezpieczenie oraz opłaty końcowe, jeżeli występują. Nie dodawaj ponownie tonerów czy części, jeśli są już uwzględnione w stawce za stronę.
Porównuj konfigurację, nie tylko nazwę modelu. Urządzenie z podajnikiem skanującym dwie strony w jednym przebiegu, czterema kasetami i finiszerem nie jest równoważne wersji podstawowej. Tak samo nie należy zestawiać używanego urządzenia z nowym bez zaznaczenia tej różnicy.
Przykład: 36 miesięcy i 108 000 stron mono
To model obliczeniowy, nie cennik TonDruk ani oferta finansowania. Przyjmujemy 3000 stron A4 mono miesięcznie przez 36 miesięcy. Wszystkie kwoty są netto. Papier i energia są poza tabelą jako wspólne założenie. Stawkę obsługi 0,04 zł za stronę przyjmujemy w przykładzie jako obejmującą materiały i serwis. Nie doliczamy ich po raz drugi.
| Składnik | Zakup | Leasing | Wynajem |
|---|---|---|---|
| Urządzenie / finansowanie | 6000 zł | 600 zł + 36 × 160 zł + 600 zł wykupu = 6960 zł | 36 × 180 zł = 6480 zł |
| Obsługa 108 000 stron | 4320 zł | 4320 zł | W przykładowym abonamencie do wykorzystania: 120 zł wydruków miesięcznie mieści się w 180 zł |
| Suma wydatków | 10 320 zł | 11 280 zł | 6480 zł |
| Sprzęt po 36 miesiącach | Pozostaje w firmie | Pozostaje po wykupie | Zwrot zgodnie z przyjętym wariantem |
Ten wynik dotyczy wyłącznie podanych liczb. Nie dowodzi, że wynajem zawsze jest najtańszy. Przy innym abonamencie, większym wolumenie, tańszym zakupie albo dłuższym użytkowaniu kolejność może się zmienić. Własne urządzenie po trzech latach ma także wartość użytkową i możliwą wartość sprzedaży, której nie odjęliśmy od wydatków.
Oddziel wydatek od kosztu ekonomicznego
Do oceny budżetu służy harmonogram płatności: ile firma wydaje na początku i w każdym miesiącu. Do oceny ekonomicznej warto dodać wartość urządzenia na końcu oraz koszt obsługi po analizowanym okresie. Nie zestawiaj pełnej ceny zakupu na pięć lat z wynajmem policzonym tylko na rok.
Osobno oceniaj organizację serwisu. Ustal, kto przyjmuje zgłoszenie, jakie są terminy reakcji, co dzieje się podczas dłuższej naprawy i czy jest dostępne urządzenie zastępcze. Tych elementów nie zastępuje sama wysokość raty.
Wartość sprzętu po trzech latach: kiedy zmienia wynik?
W powyższym przykładzie różnica wydatków między zakupem a wynajmem wynosi 3840 zł. Aby samą wartością końcową zrównać te warianty, urządzenie kupione musiałoby zachować wartość 3840 zł po 36 miesiącach, przy pozostałych założeniach bez zmian. Dla leasingu analogiczny próg wynosi 4800 zł. Są to progi wynikające z rachunku, a nie prognozy ceny sprzedaży.
Jeżeli oszacowana wartość końcowa kupionego sprzętu wynosi przykładowo 2000 zł, koszt ekonomiczny zakupu w modelu wyniesie 8320 zł: 10 320 zł wydatków minus 2000 zł wartości. W arkuszu zapisz osobno wydatki i wartość końcową, aby nie pomylić dostępnej gotówki z wartością posiadanego urządzenia.
A jeśli firma ma już sprawną drukarkę?
To inna decyzja niż zakup nowego sprzętu. Przy porównaniu dalszego używania z wynajmem nie wpisuj ponownie historycznej ceny nabycia. Policz przyszłą obsługę, niezbędne naprawy oraz ewentualny przychód ze sprzedaży urządzenia po zmianie. W naszym uproszczonym przykładzie sama obsługa 108 000 stron kosztuje 4320 zł, a wynajem 6480 zł. Różnica 2160 zł pokazuje, dlaczego sprawne posiadane urządzenie należy oceniać osobno.
Trzy scenariusze przed wyborem oferty
Zbuduj wariant spokojny, typowy i szczytowy, używając własnych odczytów liczników. W każdym zachowaj ten sam okres, wyposażenie i zakres serwisu. Zmieniaj tylko wolumen i udział koloru. Jeżeli wynik odwraca się przy niewielkiej zmianie liczby stron, decyzja wymaga dokładniejszych danych zamiast wyboru według jednej kwoty miesięcznej.
Który wariant pasuje do firmy?
- Zakup: gdy firma chce zachować sprzęt i samodzielnie organizować jego utrzymanie lub połączyć własność z kontraktem serwisowym.
- Leasing: gdy ważne jest rozłożenie płatności i określony w umowie wykup, a zakres obsługi został policzony osobno.
- Wynajem: gdy priorytetem jest korzystanie z urządzenia wraz z ustaloną obsługą i rozliczeniem wydruków.
Zacznij od audytu obecnych kosztów. Następnie porównaj oferty dla tego samego zestawu potrzeb. Prześlij konfigurację do wyceny TonDruk, aby zestawić wynajem z kosztami własnego urządzenia.